Cadrul legal privind protecția datelor cu caracter personal

La data de 4 mai 2016, a fost publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (Regulamentul General privind Protecția Datelor — RGPD), aplicabil direct din 25 mai 2018, completat la nivel național prin Legea nr. 190/2018.

GPT TECHNOLOGIES S.R.L., în calitate de operator de date pentru platforma dosare.lexgpt.ro, vă informează prin prezenta despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale și drepturile pe care le aveți în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679, precum și cu legislația națională în vigoare privind protecția și securitatea datelor personale.

În calitate de operator de date cu caracter personal pentru propriile prelucrări, și persoană împuternicită de operator pentru datele procesate în numele cabinetelor de avocatură utilizatoare, GPT TECHNOLOGIES S.R.L. prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu:

• Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (Regulamentul General privind Protecția Datelor);
• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679;
• Termenii și Condițiile platformei, precum și Acordul de prelucrare a datelor încheiat cu cabinetele de avocatură utilizatoare.

GPT TECHNOLOGIES S.R.L.

Sediul social: Săcele, str. Carpenului, nr. 9A, jud. Brașov

Nr. Reg. Com.: J2026004215006, EUID: ROONRC.J2026004215006

Telefon: +40 0766460040

Email: contact@dosare.lexgpt.ro

Conform art. 37 alin. (1) lit. (c) din GDPR, evaluăm dacă activitatea platformei impune desemnarea obligatorie a unui responsabil cu protecția datelor (DPO).

Ținând cont de natura serviciului (platformă de monitorizare a dosarelor, inclusiv penale) și de volumul de date prelucrate, am evaluat la data de 20 august 2026 dacă activitatea noastră atinge pragul de „prelucrare pe scară largă” a datelor privind condamnările penale și infracțiunile (art. 10 GDPR), prevăzut la art. 37 alin. (1) lit. (c) din GDPR.

Concluzia evaluării este că pragul nu este atins: prelucrarea acestor date se realizează exclusiv în calitate de persoană împuternicită, la instrucțiunile avocaților care utilizează platforma, iar volumul de date și numărul persoanelor vizate nu constituie o prelucrare pe scară largă în sensul Ghidului WP243 al Grupului de Lucru Art. 29. Reevaluăm această concluzie cel puțin anual, precum și ori de câte ori intervine o modificare semnificativă a activității.

Punctul de contact pentru orice solicitare legată de protecția datelor este contact@dosare.lexgpt.ro.

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.), înființată prin Legea nr. 102/2005, este autoritatea publică autonomă și independentă responsabilă cu apărarea drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor fizice în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal.

Coordonate de contact ANSPDCP:

• Sediul: B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București;
• Telefon: 031.805.92.11, 031.805.92.12;
• Internet: www.dataprotection.ro;
• E-mail: anspdcp@dataprotection.ro.

Orice persoană vizată are dreptul de a depune o plângere la A.N.S.P.D.C.P. în cazul în care consideră că prelucrarea datelor sale cu caracter personal încalcă Regulamentul.

Pentru îndeplinirea obiectului său de activitate — furnizarea unei platforme SaaS de monitorizare automată a dosarelor aflate pe rolul instanțelor din România, cu funcționalități de asistent AI, gestiune documente și clienți — GPT TECHNOLOGIES S.R.L. prelucrează date cu caracter personal în activitățile de:

• creare și administrare a conturilor de utilizator (autentificare, securitate);
• furnizare a serviciului de monitorizare automată a dosarelor;
• generare de rezumate, răspunsuri și analize prin asistentul AI al platformei;
• transmitere de notificări către utilizatori și, cu consimțământul acestora, către clienții cabinetelor de avocatură;
• asigurare a securității platformei și prevenire a utilizării frauduloase;
• analiză și îmbunătățire a performanței serviciului;
• respectare a obligațiilor legale (fiscale, contabile, de arhivare).

Pentru îndeplinirea acestor scopuri, unitatea noastră prelucrează date cu caracter personal prin mijloace automate, cu respectarea principiilor legalității, echității și transparenței față de persoana vizată, asigurând protecția datelor prelucrate.

De regulă, prelucrările efectuate de platformă se bazează pe executarea contractului de furnizare a serviciului (Termeni și Condiții) sau pe interesul legitim de securitate și îmbunătățire a serviciului. Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul acordat de persoana vizată (de exemplu, pentru notificările către clienții cabinetelor), persoana vizată are dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.

• Nume și prenume;
• Adresa de email și număr de telefon;
• Adresă și localitate (pentru clienții cabinetelor);
• Adresa IP;
• Informații despre browser, limbă, sistem de operare;
• Jurnale de interacțiune cu platforma;
• Conținutul documentelor juridice încărcate și al comunicării cu asistentul AI.

Nu solicităm și nu prelucrăm deliberat categorii speciale de date (origine rasială/etnică, opinii politice, date privind sănătatea, date genetice sau biometrice, date privind viața sexuală — art. 9 GDPR) ca date proprii despre utilizatori.

Notă privind conținutul documentelor de dosar: Documentele juridice încărcate de utilizatori pot conține, ca parte a conținutului cauzei, date referitoare la condamnări penale și infracțiuni (art. 10 GDPR) sau, incidental, categorii speciale de date (de exemplu, în dosare de familie sau malpraxis medical). Această prelucrare se face exclusiv la instrucțiunile avocatului sau cabinetului care a încărcat documentul, GPT TECHNOLOGIES S.R.L. acționând ca persoană împuternicită de operator, conform Acordului de prelucrare a datelor.

• Persoana vizată;
• Utilizatorul platformei (avocatul/cabinetul) care a introdus sau sincronizat datele;
• Furnizori de servicii tehnice: Anthropic PBC (procesare AI), Resend (email tranzacțional);
• Autorități publice, atunci când legea o impune expres.

Nu vindem și nu închiriem date cu caracter personal către terți în scop de marketing.

Prin furnizorul Anthropic PBC (Statele Unite ale Americii), date pot fi transferate în afara Spațiului Economic European, pentru procesarea funcționalităților de asistent AI. Transferul se realizează în baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană (art. 46 alin. 2 lit. c GDPR). O copie a garanțiilor aplicate poate fi solicitată la contact@dosare.lexgpt.ro.

Datele cu caracter personal sunt păstrate pe durata existenței contului de utilizator, iar după închiderea sau ștergerea contului, pentru o perioadă suplimentară de 2 (doi) ani, necesară pentru soluționarea eventualelor obligații legale, litigii sau solicitări întârziate ale utilizatorului.

La cererea expresă a utilizatorului, datele pot fi șterse anterior acestui termen, cu excepția celor a căror păstrare este impusă de o obligație legală (de exemplu, evidențe fiscale) sau este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Documentele și datele de dosar introduse de cabinetele de avocatură urmează regimul de retenție stabilit prin Acordul de prelucrare a datelor încheiat cu fiecare cabinet.

Ca o garanție a realizării scopului declarat al Regulamentului, drepturile ce revin persoanei vizate sunt:

• Dreptul la informare (art. 13, 14, 34);
• Dreptul de acces al persoanei vizate (art. 15);
• Dreptul la rectificare (art. 16);
• Dreptul la ștergerea datelor — „dreptul de a fi uitat” (art. 17);
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);
• Dreptul la notificare privind rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării (art. 19);
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);
• Dreptul la opoziție (art. 21);
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii individuale automatizate, inclusiv crearea de profiluri (art. 22);
• Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere (art. 77);
• Dreptul de a se adresa justiției (art. 79).

Dreptul de acces al persoanei vizate (articolul 15 din RGPD)

Aveți dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și la: scopurile prelucrării; categoriile de date vizate; destinatarii sau categoriile de destinatari; perioada de stocare preconizată sau criteriile utilizate pentru a o stabili; existența dreptului de rectificare, ștergere, restricționare sau opoziție; dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere; sursa datelor, dacă nu au fost colectate direct de la dumneavoastră; existența unui proces decizional automatizat.

Operatorul furnizează o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării. Pentru copii suplimentare, poate percepe o taxă rezonabilă bazată pe costurile administrative.

Dreptul la rectificare (articolul 16 din RGPD)

Aveți dreptul de a obține de la operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care vă privesc, precum și completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor — „dreptul de a fi uitat” (articolul 17 din RGPD)

Aveți dreptul de a obține din partea operatorului ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, fără întârzieri nejustificate, atunci când: datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate; vă retrageți consimțământul și nu există alt temei juridic pentru prelucrare; vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze; datele au fost prelucrate ilegal; ștergerea e necesară pentru respectarea unei obligații legale.

Acest drept nu se aplică în măsura în care prelucrarea este necesară pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare, pentru respectarea unei obligații legale, din motive de interes public, în scopuri de arhivare/cercetare științifică, sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

Dreptul la restricționarea prelucrării (articolul 18 din RGPD)

Aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării atunci când: contestați exactitatea datelor (pe perioada verificării); prelucrarea este ilegală, dar vă opuneți ștergerii; operatorul nu mai are nevoie de date, dar dumneavoastră le solicitați pentru un drept în instanță; v-ați opus prelucrării, pe perioada verificării dacă motivele operatorului prevalează.

Dreptul la portabilitatea datelor (articolul 20 din RGPD)

Aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului, într-un format structurat, utilizat curent și care poate fi citit automat, și de a le transmite altui operator, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și este efectuată prin mijloace automate.

Dreptul la opoziție (articolul 21 din RGPD)

Aveți dreptul de a vă opune, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării bazate pe interesul legitim al operatorului, inclusiv creării de profiluri. Operatorul nu mai prelucrează datele, cu excepția cazului în care demonstrează motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor dumneavoastră.

Procesul decizional individual automatizat, inclusiv crearea de profiluri (articolul 22 din RGPD)

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar semnificativ.

Confirmăm explicit: platforma dosare.lexgpt.ro NU utilizează procese decizionale automatizate care produc astfel de efecte. Asistentul AI generează rezumate, răspunsuri și sugestii cu caracter informativ, care necesită întotdeauna verificarea și decizia unui avocat — rezultatele nu se aplică automat asupra dumneavoastră.

Informarea persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal (articolul 34 din RGPD)

În cazul în care o încălcare a securității datelor este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, operatorul vă informează fără întârzieri nejustificate, într-un limbaj clar și simplu, despre caracterul încălcării și măsurile luate.

Pentru exercitarea drepturilor referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către platforma dosare.lexgpt.ro, puteți transmite o cerere la:

Email: contact@dosare.lexgpt.ro

Adresă poștală: GPT TECHNOLOGIES S.R.L., Săcele, str. Carpenului, nr. 9A, jud. Brașov

Vom răspunde solicitării dumneavoastră fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună de la primirea cererii, conform art. 12 alin. (3) GDPR. Acest termen poate fi prelungit cu până la două luni, ținând seama de complexitatea și numărul cererilor; vă vom informa despre orice astfel de prelungire, cu motivele întârzierii, în termen de o lună de la primirea cererii.

Exercitarea drepturilor este gratuită. În cazul unor cereri vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă, bazată pe costurile administrative, sau putem refuza să dăm curs cererii — sarcina de a demonstra caracterul nefondat sau excesiv al cererii ne revine.

Dacă avem îndoieli rezonabile privind identitatea dumneavoastră, vă putem solicita informații suplimentare de identificare.

Fără a aduce atingere posibilității de a vă adresa nouă direct, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (coordonate mai sus, secțiunea 4) sau de a vă adresa instanței de judecată competente, pentru apărarea oricăror drepturi garantate de Regulamentul (UE) 2016/679.

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului (art. 32 GDPR):

• criptare a datelor în tranzit (SSL/TLS) și a copiilor de siguranță;
• control al accesului la servere prin chei criptografice;
• sisteme de detectare a intruziunilor și actualizări automate de securitate;
• backup criptat, stocat la un furnizor distinct de cel principal, cu retenție de 30 de zile (copiile zilnice), 84 de zile (cele săptămânale) și 365 de zile (cele lunare);
• testare periodică a eficacității măsurilor de securitate.

Dacă are loc o încălcare a securității datelor susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, vom notifica ANSPDCP fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în cel mult 72 de ore de la data la care am luat cunoștință de aceasta, conform art. 33 GDPR.

GPT TECHNOLOGIES S.R.L.

Email: contact@dosare.lexgpt.ro

Telefon: +40 0766460040

Adresă: Săcele, str. Carpenului, nr. 9A, jud. Brașov